Herinrichting De Nieuwe Valerius
Afgelopen mei is er een herverdeling geweest van de afdelingen, nadat de Poli Ouderen naar de Oldenaller is gegaan. DNV kon hierdoor zo ingericht worden dat ieder team op een etage gehuisvest werd. De etage ingericht met een een teamkamer met daaromheen de spreekkamers. Het doel is een betere samenwerking binnen de teams te creëren wat uiteindelijk doorwerkt in goede zorg aan de cliënten. Is het hiermee klaar?
Martijn: 'Afhankelijk van behandelaren en managers'
'Nee, het is nog niet klaar', zegt Martijn Kraaijvanger, facilitair locatiemanager. 'De cliënten zijn er ook bij gebaat dat het gebruik van de ruimtes beter gepland wordt. De roosters worden lang van tevoren door de managers gemaakt en aan ons doorgegeven. Op basis daarvan worden de behandelruimtes verdeeld. Dat werkt goed. Wat niet goed werkt is dat er vaak onnodig ruimtes leeg staan. Wij worden veelal niet ingeseind als een behandelaar afwezig is. Het kan dan voorkomen dat een ruimte niet in gebruik is terwijl er een wachtlijst is vanwege een tekort aan spreekruimtes.'
'We zijn gestart met het professionaliseren van de ruimtereservering. Door onder andere te checken of het rooster op papier ook overeenkomt met de werkelijkheid. Dat betekent dat we kijken of de ruimte die gereserveerd is ook daadwerkelijk in gebruik is. Tevens zien we dan meteen hoe een ruimte eruit ziet. Is die schoon? Werkt de apparatuur die er staat? Ligt er de juiste handleiding? Als het een ruimte voor 5 personen is, staan er dan ook 5 stoelen?'
Call to action
Martijn: 'Het zou mooi zijn als we een systeem hebben waarbij met één druk op de knop een afspraak uit het systeem gehaald kan worden en het gelijk zichtbaar is dat er een ruimte beschikbaar is gekomen. Maar zover is het nog niet. We zijn nu afhankelijk van de behandelaren en hun manager.' Martijns oproep is dan ook vooral aan hen gericht: 'Laat het ons weten wanneer er een behandeling uitvalt of wanneer iemand met vakantie gaat, dat biedt ons de mogelijkheid om de ruimte vrij te geven voor een ander. Goed voor de collegialiteit, goed voor de cliënt en uiteindelijk ook goed voor het efficiënt gebruik van financieel kostbare ruimte.'
Ton: ‘Dichtbij elkaar maakt minder eenzaam’
Het idee achter de oude inrichting was dat de type werkzaamheden leidend zou zijn voor het gebruik van de ruimtes. Een behandeling van een cliënt vond plaats in een van de behandelruimtes, administratieve werkzaamheden zouden gedaan worden in een van de kantoortuinen. De hoop was dat op deze manier er goed omgegaan kon worden met de schaarse ruimtes. Hoogleraar en opleider psychiatrie Ton van Balkom: 'Dat bleek al snel een onhaalbare kaart. Behandelaren hebben doorgaans een dagdeel, en soms zelfs een hele dag afspraken met cliënten. Het is ondoenlijk om tussen de behandelingen door naar een kantoortuin te gaan. Daarbij komt dat een eventuele uitloop van een behandeling of het opnieuw moeten in- en uitloggen op een andere werkplek veel frictie in tijd geeft. Dat idee is dus snel verlaten.'
De knelpunten bleven echter bestaan. Teams die niet bij elkaar zaten, opleidelingen die te ver van hun supervisoren zaten. Ton: 'Er is ruimte gevonden door in twee episodes verschillende delen van de polikliniek te laten verhuizen. Daardoor zijn de teams weer meer bij elkaar komen te zitten. Toch blijft er nog wel wat te verbeteren namelijk het vinden van een collega. Als de deuren dicht zijn en je iemand nodig hebt kun je die niet zo makkelijk vinden. Het zou mooi zijn als dat opgelost kan worden. Bijvoorbeeld door een bordje met een naam op de deur.' Die je er weer af kan halen als je de kamer verlaat.
Kortere lijnen en een minder hoge drempel
Blijft er dan nog iets te wensen over? Ton: 'Even los van de logistiek van het gebouw gedacht…het zou mooi zijn als de teams nog beter dan nu bij elkaar gehuisvest zouden worden. Het maakt het werken op een polikliniek minder eenzaam. Dat geldt vooral voor de mensen die nog in opleiding zijn of nog supervisie krijgen. Het zou maken dat de lijnen korter zijn, de drempel minder hoog is om even binnen te lopen en uiteindelijk zorgt dat voor meer kwaliteit van het werk.'