P2P helpt financieel meer in controle te komen en te blijven
Het project Purchase to Pay (P2P) uit het herstelplan klinkt alles behalve sexy. Maar wat is het en wat hebben de medewerkers er aan? Esther Lans (Tactisch Inkoper) en Wessel Groot (senior medewerker FA) leggen het graag uit.
Esther: 'Declareren zet meer mensen aan het werk.'
'In het project optimaliseren we het proces vanaf inkoop/ bestelling tot en met betaling. Door standaardisatie en vereenvoudiging wordt het voor medewerkers makkelijker om te bestellen en komt er meer tijd vrij voor andere zorgtaken. Niet sexy maar een broodnodige professionaliseringsslag. Op naar een gezonde bedrijfsvoering en het verlagen van verborgen kosten en financiële nare verrassingen.'
Sinds april is de vastgestelde mandateringsregeling voor facturering geïmplementeerd. De mandatering is gekoppeld aan een functie, niet aan een persoon. Dit betekent dat niet iedereen een financiële verplichting kan aangaan namens GGZ inGeest. Een onderdeel van de mandateringsregeling was ook om in kaart te brengen wie binnen GGZ inGeest mag bestellen. Dit mocht voorheen iedereen. Sinds eind augustus is in Spend Cloud bepaald welke functiegroepen voor welk bedrag bij vastgestelde leveranciersgroepen mogen bestellen.
Wat als je een product of dienst mist bij onze vaste leveranciers?
Het is belangrijk dat medewerkers zich houden aan deze manier van bestellen/inkopen en niet buiten de afdeling inkoop om iets kopen en dat vervolgens bijvoorbeeld declareren. Dat lijkt op het eerste gezicht soms heel handig, maar dat is het niet. Een bon declareren zet meer mensen aan het werk, bijvoorbeeld de leidinggevende en de salarisadministratie en uiteraard jezelf natuurlijk ook. Mis je een product of dienst, neem dan eerst contact op met de afdeling inkoop. De afdeling inkoop heeft namelijk meer contracten met vaste leveranciers en keuze uit een breder assortiment dan bestellers via Spend Cloud kunnen zien.
Esther: ‘Ik begrijp heel goed dat onze collega’s deze strengere werkwijze als een beperking kunnen ervaren. Maar de afdeling inkoop is er om de organisatie hierin te ondersteunen. Met meldingen over welk product en dienst gemist wordt, kunnen we zorgen voor een goed aanbod wat voldoet aan de vraag uit de organisatie. Daarnaast ontvangen we ook graag meldingen bij ontevredenheid over een product of dienst van een bepaalde leverancier. Als dit structureel is, nemen we dat mee in de gesprekken met leveranciers en eventuele contractonderhandelingen.'
Wessel: ‘14.000 kliks minder in Spend Cloud.’
Van 13% naar 40% matching
Wessel: ‘We zijn ook aan de slag gegaan met het automatisch matchen van facturen. Doe daarvoor tijdig en juist de ontvangst registratie in Spend Cloud. Daarmee kunnen we er digitaal voor zorgen dat een factuur automatisch gekoppeld wordt aan een bestelling. Een budgethouder hoeft dan namelijk niet meer de factuur goed te keuren in Spend Cloud! In januari hadden we 13 % automatische matching van facturen en nu zitten we tegen de 40 %. Er is dus nog ruimte voor verbetering!'
Minder administratieve handelingen in Spend Cloud
Er is pas een automatische match mogelijk als de bedragen op de order, de ontvangst registratie en de factuur overeenkomen. Dit heet '3 way matching'. Op dit moment loopt er een pilot met twee leveranciers om de ontvangst registratie er tussenuit te halen bij bestellingen onder de 500 euro. Daardoor is er sneller een automatische match. Maar belangrijk is vooral dat de medewerker die de bestelling gedaan heeft én de budgethouder veel minder worden belast. Want die hoeven geen administratieve handelingen in Spend Cloud uit te voeren!
Wessel: 'we hopen deze pilot binnenkort uit te breiden met nog een aantal leveranciers. We schatten in dat in totaal een kleine 7000 bestellingen in aanmerking kunnen komen voor '2 way matching', dat betekent potentieel 14.000 kliks minder in Spend Cloud! Mits de factuur uiteraard overeenkomt met de bestelling.'
Wat gebeurt er nog meer in het project?
Wessel: 'We kijken ook naar declaraties en het gebruik van de betaalpassen binnen GGZ inGeest. Zowel naar de bijbehorende spelregels van wanneer je mag declareren en de betaalpas mag gebruiken, als naar de werkafspraken die horen bij een goed gebruik van de pas.' Esther: 'Tegelijkertijd zijn we bezig om vooraf verplichtingen in kaart te brengen. Met welke leveranciers hebben we contracten afgesloten en zijn we verplichtingen aangegaan? Deze contracten en verplichtingen willen we zoveel mogelijk in Spend Cloud opvoeren. Op die manier moet het duidelijk worden welke betalingen er op ons afkomen en we niet meer voor verrassingen komen te staan. Kortom om financieel in control te zijn en te blijven.'